Cómo un estudio de arquitectura dejó de perder 20 horas al mes introduciendo facturas en Odoo
Cuando el equipo de un estudio de arquitectura empezó a usar BillWay, la persona más escéptica era precisamente quien más lo necesitaba.
Los administrativos del estudio llevaban años siendo las personas que "sabían hacer las facturas". Introducir cada factura de proveedor en Odoo, campo a campo, identificar si aplicaba inversión de sujeto pasivo, imputar a la obra correcta, archivar el PDF. Un proceso que conocían de memoria y que, sin darse cuenta, les estaba robando entre 15 y 20 horas al mes.
Cuando les presentaron BillWay, su primera reacción fue de escepticismo. Normal.
El problema que nadie cuantificaba
El estudio gestionaba varias obras simultáneamente y recibía aproximadamente 150 facturas de compra al mes: materiales de construcción, subcontratistas, alquiler de maquinaria, arquitectos colaboradores, suministros de oficina.
Cada factura seguía el mismo proceso manual:
- Descargar el PDF del email
- Abrir Odoo y buscar el proveedor
- Introducir manualmente proveedor, CIF, fecha, base imponible, IVA
- Identificar si aplica inversión de sujeto pasivo
- Imputar el gasto a la obra correspondiente
- Archivar el PDF en la carpeta correcta de Drive
Entre 6 y 10 minutos por factura. Con 150 facturas al mes, el resultado era entre 15 y 20 horas mensuales dedicadas exclusivamente a mecanizar datos. Más de dos jornadas laborales completas.
Y eso sin contar el coste emocional: el miedo constante a equivocarse con el IVA o el ISP, los errores que la gestoría detectaba semanas después, los cierres de trimestre donde todo se acumulaba.
El dolor que sí sentía el gerente
Los administrativos sufrían el proceso. El gerente del estudio sufría las consecuencias.
Cuando quería saber cuánto se había gastado en una obra concreta, necesitaba esperar a que prepararan el informe. O esperar al cierre contable. En un negocio donde el margen por proyecto puede ser la diferencia entre un año rentable o no, esa opacidad financiera tiene un coste real.
La pregunta que disparó la búsqueda de una solución fue sencilla: ¿por qué no puedo saber en tiempo real cuánto llevo gastado en cada obra?
Cómo llegaron a BillWay
El contacto inicial fue en un evento sobre inteligencia artificial para empresas. El responsable del estudio asistió después a un webinar donde vio una demo en vivo.
Dos funcionalidades fueron determinantes para decidir probar la herramienta:
El buzón de email dedicado. Al registrarse en BillWay, el estudio obtuvo un buzón exclusivo. Ahora simplemente reenvían el email con la factura adjunta. Sin subir archivos a ninguna plataforma, sin pasos adicionales.
La organización automática en carpetas. BillWay archiva automáticamente cada PDF con una estructura de año, trimestre y mes, con nomenclatura de archivo codificada y consistente. Algo que antes dependía de que cada persona lo hiciera bien cada vez.
No compraron el concepto de "automatización de facturas". Compraron la solución a dos fricciones muy concretas de su día a día.
El proceso de implementación: honestidad ante todo
La primera versión resolvía el dolor principal. Pero tenía incidencias.
La extracción de datos no era perfecta en todos los tipos de factura. Había errores que había que corregir manualmente. El equipo de BillWay mantuvo contacto constante, corrigió de forma iterativa e integró las sugerencias del cliente en el desarrollo.
Entonces ocurrió algo inesperado: el estudio actualizó Odoo de la versión 16 a la 18 sin previo aviso. La sincronización con el ERP dejó de funcionar.
En lugar de escalar el problema, el equipo de BillWay lo asumió como oportunidad. Se aceleró el desarrollo de la segunda versión incorporando todo el aprendizaje acumulado, las mejoras solicitadas por este cliente y por otros, y la compatibilidad completa con Odoo 18.
El resultado con la segunda versión
La diferencia fue inmediata.
La precisión de extracción superó el 95% en facturas de construcción españolas, incluyendo la detección automática de inversión de sujeto pasivo. Las incidencias que surgieron en los primeros días fueron resueltas en horas.
Pero el cambio más importante no fue técnico. Fue de rol.
Los administrativos dejaron de mecanizar y empezaron a validar. Revisar que los datos extraídos son correctos, confirmar la imputación por obra, aprobar la sincronización con Odoo. Un trabajo que ahora les lleva entre 2 y 3 horas al mes en lugar de 20.
"Ahora simplemente reviso que todo está correcto. El trabajo de validación no tiene nada que ver con lo que era antes mecanizar cada factura."
Y el gerente, por primera vez, puede ver en el dashboard de BillWay el gasto categorizado y actualizado en tiempo real — sin esperar a que nadie prepare ningún informe ni al cierre mensual.
Lo que BillWay hace específicamente en construcción
Más allá de la extracción de datos, hay funcionalidades que son especialmente relevantes para estudios de arquitectura y constructoras:
Categorización automática del gasto. BillWay aprende del histórico de movimientos contables y clasifica cada factura por categoría de gasto automáticamente: materiales, subcontratistas, maquinaria, suministros. Sin intervención manual tras la configuración inicial. Cada categoría se mapea directamente a su cuenta contable en Odoo.
Inversión de sujeto pasivo detectada automáticamente. El mayor miedo fiscal de cualquier administrativo en construcción. BillWay identifica cuándo aplica ISP y lo registra correctamente en Odoo sin intervención humana.
Control de gasto por categoría y proveedor. Presupuestos configurables por categoría o proveedor con alertas automáticas cuando el gasto supera el umbral definido. El gerente recibe la alerta antes de que el mes cierre, no después.
Detección de duplicados y validación fiscal. Antes de sincronizar con Odoo, BillWay verifica que no hay facturas duplicadas, que los importes son consistentes y que el CIF del proveedor es correcto.
¿Cuánto cuesta no tener esto?
Con 150 facturas al mes y un coste por hora del empleado de 25€:
- Tiempo de mecanización manual: 20 horas/mes
- Coste real del proceso manual: ~500€/mes
- Coste de BillWay Business: 59€/mes
- ROI: más del 900%
Y eso sin contar el coste de los errores no detectados, el tiempo del gerente esperando informes o el riesgo de una inspección por un ISP mal aplicado.
Para estudios de arquitectura y constructoras que usan Odoo
Si procesáis más de 50 facturas de proveedores al mes, vuestros administrativos están dedicando tiempo valioso a mecanizar datos que una IA puede extraer en segundos.
BillWay se conecta con Odoo en 2 minutos. El trial de 7 días incluye 30 documentos para validar que funciona con vuestro tipo de facturas. Sin tarjeta de crédito. Sin compromisos.
Automatiza tus facturas de compra
BillWay extrae los datos de tus facturas con IA y los sincroniza con tu ERP. Setup en 2 minutos, 7 días gratis.
Prueba gratis 7 días